Aufgaben-Management mit Outlook

Neben den vielgenutzten Möglichkeiten alles rund um Emails zu managen, bietet Outlook mit seiner Professional Version auch eine Funktion, Aufgaben übersichtlich und einfach zu verwalten. Mit Aufgaben kann vieles angesprochen werden. Alle Tätigkeiten, die Mitarbeiter in ihren Abteilungen ausführen, lassen sich überschaubar und strukturiert überblicken. Die einzelnen Büromitarbeiter pflegen ihre täglichen Tätigkeiten als Aufgabe und können sogar die Zeit der Bearbeitung einer Aufgabe  halbstündlich erfassen.

Ob es das Prüfen von Rechnungen ist, das Kontieren von Belegen, das Erfassen von Daten oder Bearbeiten von Emails – sämtliche Tätigkeiten können im Aufgabenbereich von Outlook definiert und einer Kategorie zugeordnet werden. Dabei ist es auch möglich, eigene Kategorien zu erstellen.

Auch die Transparenz bezüglich des Status einer Tätigkeit ist gegeben. Eine Aufgabe kann so den Status „nicht begonnen“, „in Bearbeitung“, „erledigt“, „wartet auf Jemanden“  oder „zurückgestellt“ bekommen. Zu den zeitlichen Inhalten einer Aufgabe können das Fälligkeitsdatum  und das Datum des Beginns einer Tätigkeit bestimmt werden. Wichtig ist auch die Möglichkeit der Priorisierung einer Aufgabe. Standardmäßig können einer Aufgabe die Prioritäten „Normal“, „Mittel“ oder „Hoch“ zugeordnet werden.

Im Detailbereich einer Aufgabe können einzelne Aufwandsangaben in Stunden eingetragen werden. So trägt man im Feld „Gesamtaufwand“ und „Ist-Aufwand“ jeweils die Angaben in Stunden ein. Auch eine kleine Funktion zur Erfassung von Reisetätigkeiten wird im Detailbereich einer Aufgabe geboten. Das Besondere der Aufgabenfunktion in Outlook ist die Auswahl verschiedener Ansichten zu den Tätigkeiten. Im Menübereich „Aktuelle Ansicht“ lässt sich bequem eine Übersicht aller Tätigkeiten von Mitarbeitern erstellen. Neben einer „einfachen Liste“ der Aufgaben, können Aufgaben auch in ihrer zeitlichen Reihenfolge angezeigt werden. Ansichten können zudem nach Details, Aktivität, Kategorie, Person und Status angezeigt werden.

Speziell die Ansicht der Aufgaben in einer Zeitskalaansicht verschafft schnell Überblick über alle Tätigkeiten. Während im Aufriss der Skala (x-Achse) die jeweiligen Tage nebeneinander gereiht sind, wird für jeden Tag eine Liste in der Spalte zum Tag darunter erzeugt. Dort kann man dann die Tätigkeit einfach anklicken und in die Ansicht und Detailansicht einer Aufgabe wechseln.

Damit Aufgaben einer Abteilung oder eines Betriebs übergreifend benutzt werden können, sollte jeder Outlook-Anwender seine Aufgabe entsprechend mit Outlook freigeben. Das Aufgabenmanagement ist also eine wichtige, nützliche und leicht zu bedienende Funktion, die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten in einem Betrieb zugänglich und übersichtlich zu Erfassen und Darzustellen.