(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)
Im Büroalltag können Tätigkeiten am PC durch Automatisierung vereinfacht werden. Auf immer wiederkehrende Prozesse und Standartaufgaben trifft man unter anderem im Bereich Kundenbetreuung, Kundenverwaltung und dem elektronischen Briefverkehr mit einer Email-Software. Auch Formulare mit sich wiederholenden Einträgen werden routenmäßig genutzt.
Der Markt bietet Softwarelösungen, um Zeit und Kraft bei diesen Tätigkeiten zu sparen. Doch was sollte eine geeignete Software leisten? Bekannt, beliebt und effektiv sind sogenannte Textbausteine. Textbausteine spielen eine wesentliche Rolle im Automatisierungsprozess bei routinemäßigen Arbeiten am PC. Die Software sollte basierend auf einer Datenbank entwickelt sein, um strukturiert und schnell darauf zugreifen zu können. Dabei sollte die Möglichkeit auf einen gemeinsamen Zugriff über das Netzwerk gewährleistet werden, so dass mehrere Mitarbeiter im Unternehmen darauf zugreifen können.
Die Struktur der Verwaltung von Textbausteinen kann hierbei thematisch oder abteilungsspezifisch gestaltet sein. Hilfreich ist auch eine hierarchische Darstellung, wie man sie zum Beispiel vom Windows-Explorer gewohnt ist. Der Anwender sollte die Möglichkeit haben, sich eigene Strukturen zurecht zulegen, um auch verschiedene Dokumente für sich selbst zusammenzustellen. Dokumente können aus Text und Bildern bestehen. Gerade Bilder sind oft speicherintensiv. Eine Intelligente Software, die mit Textbausteinen arbeitet sollte daher eine Funktion zum Verknüpfen von Dokumenten haben. Das heißt, verschiedene Dokumente mit Bilddateien können über einen Link aufgerufen bzw. verwaltet werden. Die Dokumentendatei existiert nur einmal und braucht damit nur einmal den Speicherplatz, zum Beispiel am Server.
Softwarelösungen, die im Büro zum Einsatz kommen, sollten auch Schnittstellen zu anderen Office-Programmen, wie Excel oder Word, haben. Für den Anwender einfach wäre hier ein Export bzw. Import von Inhalten aus einer Tabelle oder einer Textdatei.
In diesem Zusammenhang hört man oft die Abkürzung WYSIWYG (englisch: What You See Is What You Get), übersetzt: Was du siehst, ist auch das was du bekommst). Das heißt in Verbindung mit dem Einsatz von Textbausteinen, dass Änderungen am Layout, Inhalt oder Struktur sofort nach Eingabe im Endergebnis gesehen werden können und somit auch schnell angepasst werden können. Weiter Infos dazu auf: http://www.texmanager.de/textbausteine-verwalten/.
