Den Büroalltag mit Apps organisieren – welche Möglichkeiten gibt es?

Mit mobilen Scann-Apps den Büroalltag vereinfachen

Das papierlose Büro wird bereits seit Jahrzehnten als Idealvorstellung des aufgeräumten und durchorganisierten Arbeitsplatzes propagiert. Ob es je soweit kommen wird und ob ein rein digitales Office wirklich so perfekt organisiert sein wird, wie erhofft, steht aber nach wie vor in den Sternen. Fraglos sind unorganisierte Berge von Papierrechnungen, Belegen und Quittungen aber ein Ärgernis für alle Beteiligten. Digitalisierte Dokumente, die sich digital durchsuchen, einfach kopieren und vor allem schnell verschicken lassen, haben viele Vorteile. Doch immer alle Belege zu scannen, ist vielen lästig und so stapeln sich die Papiere immer weiter und das Rechnungs-Chaos findet kein Ende.

Glücklicherweise gibt es mittlerweile verschiedene Smartphone Apps, die das Scannen von Dokumenten zeitsparend und einfach machen. Ein schnelles Foto mit der Kamera des Smartphones reicht, um Dokumente automatisch in PDFs zu verwandeln. Das funktioniert vor allem auch unterwegs, sodass Sie Bewirtungsbelege und Dokumente, die Sie unterwegs erhalten direkt scannen und zum Beispiel in die Cloud Ihres Arbeitgebers hochladen können. Das bringt Ordnung in Ihre Belege und erspart Ihnen allerspätestens beim nächsten Jahresabschluss eine Menge Arbeit. Solche Scan-Apps, um Belege zu fotografieren, gibt es manchmal kostenlos, manchmal als Teil eines größeren Bürosoftware-Pakets.

Wichtig für Sie ist dabei, darauf zu achten, dass die von Ihnen gewählte Anwendung auch Texterkennung per OCR (Optical Character Recognition) beherrscht. Das ist einerseits sinnvoll, weil Sie dadurch erst die Möglichkeit haben, die Dokumente später tatsächlich vollständig zu durchsuchen. Darüber hinaus ergibt sich aber vor allem auch der Vorteil, dass Sie so Text aus Dokumenten kopieren und zum Beispiel in Ihrer Textverarbeitung weiterverwenden können.

Häufig bieten die Anwendungen auch das automatische Hochladen von Belegen und anderen Dokumenten in eine Cloud des entsprechenden Anbieters an. Das kann durchaus Vorteile haben. Wichtig ist dabei, gerade wenn Sie die Vorteile des schnellen Scannens auch beruflich nutzen wollen, dass der Anbieter seine Server in der EU oder noch besser Deutschland betreibt. Ansonsten ist die Nutzung solcher Cloud-Dienste aber enorm praktisch. Nicht nur haben Sie Ihre Dokumente immer und überall griffbereit, Sie haben in der Regel auch die Möglichkeit, auf Funktionen wie das Belege teilen per Mail zuzugreifen. Größere Anbieter haben teilweise sogar Features, wie das Erkennen von Quittungen und Belegen, die dann automatisch als Buchungen an die Buchhaltung übergeben werden können.

Das etwas papierlosere Büro hat also vielleicht wirklich ein paar Vorteile, die durch die technologischen Entwicklungen rund um das Smartphone erst wirklich praktikabel und nutzbar geworden sind. Das mobile Scannen von Belegen ist auf jeden Fall sehr praktisch. Ob dadurch die Papierberge im Büro wirklich schrumpfen oder sich nicht einfach nur deren Inhalt verändert, muss aber die Zeit noch zeigen.

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)