Digitale Archivierung von Dokumenten mit DMS (Dokumentenmanagementsoftware)

Ein Dokumentenmanagementsystem oder auch DMS-System genannt, verwaltet, wie der Name es vermuten lässt, digitale Dokumente.

Entwicklung von DMS-Software

Dokumentenmanagements bezeichnet im engeren Sinn die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten, inklusive deren Katalogisierung, um sie wiederfinden zu können.

Wofür kann man es verwenden?

Damit man die stetig wachsende Flut von elektronischen Dokumenten, Unterlagen und vieles mehr bewältigen kann, benötigt man ein System zur Archivierung und Verwaltung.

Dieses System hilft bei sämtlichen Schritten einer Digitalisierung von Dokumenten bis zur entsprechenden Archivierung. Doch ein Dokumentenmanagementsystem ist mehr als ein Helfer. Ein DMS hilft darüber hinaus bei:

  • Der Anlegung von Backups
  • Dem Schutz vor Verlust oder Zerstörung
  • Der Schaffung von Workflowprozessen

Für wen zahlt sich die Investition aus?

Die Verwendung dieses Systems ist eine Investition für sämtliche Unternehmen. Vor allem bei Branchen mit hohem Daten- und Dokumentenverkehr lohnt sich diese Investition.

In Unternehmen steigen die Ansprüche in den unterschiedlichsten Bereichen des Dokumentenmanagements:

  • Erfüllung der rechtlichen Anforderungen
  • Bewältigung von großen Datenmengen
  • Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit
  • Verbesserung des Workflows

Das „papierlose Büro“ ist mit dieser Technik keine Utopie mehr, denn dieser Trend vollzieht sich schon seit vielen Jahren in diese Richtung. Durch die technischen Erneuerungen und das vermehrte Aufkommen von Informationen kehrt man Dokumenten in Papierform den Rücken und wendet sich elektronischen Dokumenten zu. Hierdurch bietet dieses Management Optimierungs- und Einsparpotenziale.

Die Investition lohnt sich allerdings auch aus der ökonomischen Sicht. Nicht nur wegen des Zeitersparnis und Archivierung und Workflow-Optimierung, sondern ebenfalls wegen der Übernahme von Zugriffsrechten und Datensicherungsaspekten.

Welche Vorteile bietet dieses System?

Ein DMS ist mehr als eine digitale Nachbildung des Aktenschranks. Durch die Anwendung dieser Software erhält der Kunde eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Archivierung mit bestmöglicher Auffindbarkeit
  • Transparenz, Sicherheit und Rekonstruierbarkeit
  • Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Standortübergreifend Kollaborieren
  • Befolgung von Richtlinien und Gesetzen

Welche Dokumente können gemangt werden?

Im Grunde bezeichnet „elektronisches Dokument“ sämtliche Informationen, welche als geschlossene Einheit vorliegen, beispielsweise:

  • Dateien aus Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungsprogrammen
  • Grafiken und Bilder
  • Fax oder E-Mail
  • Datenbankauszug
  • Listen
  • Konstruktionszeichnungen und Pläne
  • Audio- und Videodateien

Um den Begriff „Dokument“ abzugrenzen, führt DMS mehrere Dokumente zu einem Sachverhalt und zu einem definierten Zeitpunkt zusammen, diese werden dann als „Dokumentationen“ bezeichnet.

(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)