Dokumenten Management ist vielseitig einsetzbar

(Bildquelle: Pixabay.com - CC0 Public Domain)

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War früher ein Dokumenten Management System (DMS) nur für Unternehmen interessant, die besonders viele Belege ansammelten, kommt dank günstigerer Software und der Verfügbarkeit der Cloud das Thema bei immer mehr Firmen auf den Tisch. In einem guten Online DMS lassen sich inzwischen die Strukturen eines Unternehmens realistisch abbilden und Dokumente in allen digitalen Formaten ablegen. Dank des so aufgebauten Online Archiv können die Dokumente auf diese Weise an mehreren Standorten weltweit verfügbar gemacht werden.

Sicherheit und Versionierung müssen gewährleistet sein

Das erfordert natürlich gewisse Sicherheitsmaßnahmen, damit keine Unbefugten auf die internen Dokumente zugreifen können. Aber auch intern sollte bei einem guten Dokumenten Management die Möglichkeit bestehen verschiedene Berechtigungen bestehen, schließlich sollte nicht jeder Mitarbeiter alles lesen und bearbeiten dürfen. Eine gute Versionierung sorgt dafür, dass man die einzelnen Veränderungen nachvollziehen und bei Bedarf das Dokument in einer älteren Variante wiederherstellen kann.

Dokumente verschwinden nicht mehr im Nirwana

Zudem dient das Dokumenten Management nicht nur der Archivierung von Informationen, sondern soll bei Bedarf auch schnell die gesuchte Datei zur Verfügung stellen. Eine gute Such- und Recherchemöglichkeit muss deshalb auch immer zur Verfügung stellen. Gerade wenn es nicht nur um Textdokumente, sondern auch um Bilder, Videos oder Audiodateien geht, erfordert schon das Ablegen der Dateien einiges an Arbeit. Dateien sollten etwa ausreichend mit Tags versorgt werden, damit sie in der Suche später besser auffindbar sind.

Anfangsinvestitionen zahlen sich aus

Insgesamt mag gutes Dokumenten Management am Anfang etwas Zeit kosten, kann diese später aber wieder mehr als einsparen. Ein DMS ermöglicht auch standortübergreifende Teamarbeit, sowohl bei der Arbeit an einem Dokument, als auch den Zugriff auf andere Dateien des Unternehmens. Selbst wer alleine an einem größeren Dokument arbeitet, ist für eine gute Versionierungsfunktion oft dankbar. Nicht zu vergessen der Zeitgewinn, der durch eine gute Struktur und Suchfunktion erreicht wird.