Google Docs – mobil und flexibel mit Office Software

Was ist Google-Docs?

Bei Google-Docs handelt es sich um einen Webdienst von Google, der es möglich macht unabhängig vom Arbeitsort via Internet Office-Dateien in Echtzeit mit anderen Anwendern zu teilen. User können dabei mit unterschiedlichen Endgeräten wie zum Beispiel PCs, Notebooks aber auch mit Smartphones und Handys zugreifen. So können sehr flexibel Dateien für unterschiedliche Zwecke mit anderen Google-Benutzern geteilt und bearbeitet werden. Zum gemeinsamen Benutzen von Dateien muss ein Google-Account angelegt sein, zu dem eine Email-Adresse hinterlegt ist. Bei Googel-Docs gibt es verschiedene Datei-Typen,

die sehr an die Office-Komponenten erinnern. Es gibt ein Tabellenkalkulationsprogramm mit dem man sogenannte „Spreadsheet“ erstellen kann. Die Oberfläche und die Benutzung ist sehr einfach gehalten und man kann beim Arbeiten damit auf seine Erfahrung zurückgreifen, die man mit anderen Tabellenkalkulations-Tools gemacht hat. Neben dem Tabellenkalkulationsprogramm gibt es auch ein Schreibprogramm mit dem man „Documents“ erstellen und bearbeiten kann. Auch hier ist die Anwendung sehr einfach zu bedienen und erinnert an andere Schreibprogramme. Mit weiteren Anwendungen kann man Präsentationen, Eingabemasken (Forms) und Zeichnungen (Drawing) anfertigen. Über alle Tools hinweg ist das Arbeiten leicht gestaltet. Man hat eine Menüleiste, eine Symbolleiste und den Tabellen- oder Schreibbereich.

Wie legt man eine neue Tabellendatei – ein Spreadsheet an

Im Folgenden soll nun kurz beschrieben werden, wie man eine neue Tabellendatei anlegt und dort leichte Operationen durchführt.

Damit man auf Google-Docs zugreifen kann muss man sich mit seinem Google-Account einloggen. Danach erhält man eine schwarze Toolbar im Browser mit Google-Funktionen. Unteranderem befindet sich dort eine Menüpunkt mit dem Namen „More“ bzw. „Mehr“. Aus diesem Menü wählt man dann den Menüpunkt „Docs“ und landet direkt in der Übersicht der eigen erstellten bzw. geteilten Dokumente. Diese Tabelle mit der Übersicht besteht aus drei Spalten Titel, Eigentümer und letzte Veränderung. Im Englischen: Title, Owner, last modified. Wenn Sie nun zum Beispiel eine neue Tabellendatei anlegen möchten, klicken Sie bitte oben links auf den roten Button „Create“ und wählen Sie „Spreadsheet“. Danach öffnet sich ein neues Fenster im Browser und Sie können direkt mit der Bearbeitung Ihrer Tabellendatei loslegen. Gespeichert wird automatisch.

Einfache Funktionen

Wenn Sie kurz über die Menüleiste gehen, bekommen Sie die wichtigsten Menüpunkte gezeigt. Diese sind: File, Edit, View, Insert, Format, Data, Tools, Help. Kurz zusammengefaßt die Bereiche. Im Bereich File können Sie Ihr Dokument mit anderen teilen, ein weiteres Dokument erstellen, ein bestehendes öffnen oder umbennen, eine Kopie anfertigen oder ein lokales Tabellendokument z.B. eine Excel-Datei hochladen bzw. importieren und einige weitere Einstellungen am Tabellenblatt vornehmen. Im Menü Edit bekommen Sie die üblichen Funktionen wie Zurück, Vor, Aussschneiden, Kopieren, Einfügen, Suchen und Ersetzen, löschen. Über das View-Menü können Sie die Ansicht des Tabellenblatts individuell gestalten, das Insert-Menü bietet Ihnen die Möglichkeit Zeile oder Spalten gezielt neu zu einzufügen, Funktionen für Zellen zu hinterlegen oder andere Objekte wie zum Beispiel Charts oder Bilddateien zu integrieren. Unter Format können Sie Ihre Inhalte formatieren mit Schriftgrößen, Schriftarten, Zelltyp, also Zahl oder Text. Auch für Zahlen lassen sich spezielle vordefinierte oder selbstdefiniert Zahlenformate  verwenden. Das Data-Menü bietet die diverse Sortierfunktionen, das Tools-Menü einige spezifische Aktionen zum Spreadsheet wie zum Beispiel einen Passwortschutz. Die Funktionen sind vielfältig aber leicht über die Menüs zu erreichen.

Die Symbolleiste bietet weitere Formatierungsmöglichkeiten wie Schriftfarbe, Farbe des Zellenhintergrunds, Rahmen für Zellen, Zellen verbinden und Textausrichtung in Zellen. Auch eine Grafik kann mit dem Symbol „insert chart“ erstellt werden.

Wo bekommt man Hilfe

Wer sich die Syntax für Formeln und Funktionen eines Tabellenblattes genauer ansehen möchte, geht über das Menü Hilfe, Help und wählt den Menüpunkt „Function list“. In einem weiterem Browserfenster öffnet sich eine Liste mit den Funktionen für Google-Tabellen. Dort können Sie auch gezielt nach einer Funktion suchen bzw. durch alle Funktionen durchscrollen. Zu jeder Funktion wird der entsprechende Funktionsname angezeigt, sowie der Dokumenten-Typ, für den diese Funktion gültig ist. Eine weitere Spalte zeigt die genau Syntax der Funktion, danach in einer weiteren Spalte eine ausführlich Beschreibung. Ganz rechts bekommen Sie zu jeder Funktionen einen weiterführenden Link. Dort erhalten Sie zusätzliche Optionen und Parameter für die Funktion bzw. auch ein Beispiel für die Praxis.

Benutzen Sie doch einmal Google-Docs. Sie werden sehen, das Arbeiten macht Spaß und Sie können wo immer Sie sind, Ihre Daten und Dateien bearbeiten und vor allem mit denjenigen teilen, mit denen Sie zusammenarbeiten.