Makroprogrammierung mit Access

Analog zu den anderen Microsoft Office Komponenten stellt das Datenbankprogramm Access eine eigene VBA Entwicklungsumgebung zur Verfügung. Wer also an stark individualisierten Lösungen arbeitet sollte sich mit der Makroprogrammierung für Access auseinander setzen. Damit wird das Arbeiten mit einer Access Datenbank schneller und leichter. Neben den üblichen Strukturen und Funktionen der VBA Programmiersprache lassen sich Datensätze komfortabel und optimal bearbeiten. Ob Suchen oder Filtern, komplexen Datenbankanwendungen und Lösungen steht beim Einsatz von VBA mit Access nichts mehr im Wege. Im Gegensatz zu den anderen Office Mitglieder lassen sich Makro in Access nicht über die Aufzeichnungsfunktion erstellen.

Mit Word oder Excel kann man einfach den Aufnahmebutton drücken, die gewünschten Aktionen ausführen – danach steht der VBA Code, der hinter den aufgezeichneten Funktionen steht zur Bearbeitung zur Verfügung. Das hat natürlich den Vorteil, dass man zeitsparend den Rahmen der Aktionen für das Makro automatisch programmiert bekommt. Nicht so allerdings mit Access. Eine Aufnahmefunktion steht wie gesagt nicht zur Verfügung. Dennoch kommt man wie gewohnt mit der Tastenkombination Alt+F11 in die VBA Entwicklungsumgebung. Und wie bekannt, kann man dort mit dem VBA-Editor arbeiten.

Wie kann man nun mit Access ohne die Makro Aufzeichnungsfunktion arbeiten, was gibt es für Vorteile?

Nun, alle Objekte, d.h. Tabellen, Formulare, Abfragen oder Berichte können direkt mittels VBA Objektprogrammierung angesprochen werden. Dabei lassen sich individuell alle Eigenschaften der Objekte bearbeiten und mit Hilfe von Parametern Aktionen und Ereignisse zuordnen. Man muss dann auch nicht die spezielle Syntax kennen, denn alle Aktionen und Argumente stehen beim Ansprechen des Objekts in einer Auswahlliste innerhalb des Programmeditors zur Verfügung. Diese Besonderheit kompensiert das Fehlen der Aufzeichnungsfunktion und ein Makro lässt sich schnell erstellen. Der typische Zweck eines Makros ist also garantiert: Automatische Ausführung von sich wiederholenden Aufgaben. Alle Aufgaben die für die Datenbank ausgeführt werden sollen, können unter einem Namen abgespeichert werden und sogar automatisiert beim Öffnen der Datenbank ausgeführt werden. Damit lassen sich komplexe Anwendungen realisieren, die für den Endbenutzer interessant werden. Der User spricht die Makrofunktionen über eine in Access entwickelte und vorbereitete Anwendung an und kann dadurch strukturiert und mit einfachen Mitteln leistungsfähige Aufgaben ausführen.

Die Überlegung

Am Ende sei gesagt, dass man sich immer bei der Benutzung von Office Komponenten überlegen sollte, ob sich die Zeit und finanzieller Aufwand für eine Makroprogrammierung lohnt. Die Antwort auf diese Frage hängt immer davon ab, wie regelmäßig sich umfangreiche Aufgaben wiederholen und wie viel Zeit es für den Mitarbeiter bedeutet diese Aufgaben auszuführen. Für Access lohnt es sich immer über eine Makrolösung oder eine selbst programmierte VBA Lösung nachzudenken. In beiden Fällen wird das Arbeiten mit Access für den Enduser einfacher und effektiver gemacht.