Die Digitalisierung in Unternehmen ist inzwischen absolut notwendig geworden. Die Wahl, mit welcher Software letztendlich im Betrieb gearbeitet wird, richtet sich nach den Bedürfnissen des Gewerbes, nach der Kompetenz der Anwender und dem zur Verfügung stehenden Budget aus. Der Markt bietet zahlreiche Softwarelösungen zum Managen der Geschäftsprozesse, wobei die Abläufe in den Unternehmen aber immer individuell sind. Die große Herausforderung ist es daher, eine passende digitale Anwendung zu finden, die zu den Betriebsabläufen passt oder passend gemacht werden kann. Die Arbeit mit der Anwendung soll wirklich vereinfachen und nicht erschweren. Standardisierte Software mit vorgefertigten Funktionen versagt leider oft in diesem Punkt. Im Folgenden wollen wir zwei Softwarelösungen untersuchen, die in der Praxis der Unternehmen erfolgreich eingesetzt wurden und werden: On-Premise Software und Cloud-Based Software.
On-Premise Software
Ist von On-Premise Software die Rede, versteht man darunter, dass Programme für die Anwender im Unternehmen entweder auf einem lokalen Server oder direkt am Rechner des Mitarbeiters installiert sind. Diese Methode ist privaten PC-Usern gut bekannt und mit dieser Technik haben die Betriebe angefangen, Geschäftsprozesse, wie zum Beispiel die Buchhaltung, mit einer Software zu managen. IT-Mitarbeiter waren bestrebt, die gekaufte Software an jedem Rechner der Firma zu installieren und aktualisieren und bei Fehlern vor Ort am PC zu agieren. Das bedeutete erheblichen Mannaufwand und Administrationsarbeit. Mit fortschreitender und bezahlbarer Netzwerktechnik wurden Warenwirtschaftsprogramme auf einem Server installiert und die Anwender konnten über das Ethernet auf die Anwendung zentral zugreifen. Das bedeutete zu diesem Zeitpunkt erhebliches Einsparpotential. Dennoch waren IT-Abteilungen mit Netzwerktechniker und Supportmitarbeiter bestückt, um die Software zu administrieren und Anwender bei Problemen zu unterstützen. Nicht zu unterschätzen ist in diesem Zusammenhang der Zeit- und Kostenaufwand für die Implementierung neuer Hard- und Software, die für eine netzwerkfähige IT-Infrastruktur notwendig wird.
Mit On-Premise Software profitierten die Unternehmen und Agenturen in der Vergangenheit gerade bei der generellen Umstellung auf digitale Produkte zum Managen der Betriebsabläufe. Die Software wurde als Investitionsgut eingekauft, von IT-Mitarbeiter installiert, administriert und supported. Updates konnten je nach Paket kostenlos oder mit finanziellem Mehraufwand eingespielt werden. IT-Mitarbeiter fanden ihren Platz im Unternehmen als Netzwerk-, Server und Softwarespezialisten.
Heute sieht die Sache aber ganz anders aus:
Cloud-based Software
Software wird nicht mehr teuer eingekauft sondern als Service gemietet, beispielsweise durch SaaS – das Akronym steht für Software-as-a-Service. Software kommt aus der Cloud, nicht von den Rechnern oder Servern im Unternehmen. Davon profitieren vor allem Agenturen, die flexible, individuelle und spezielle Bedürfnisse aufzeigen. Statt einer kostspieligen Investition in Software wird Cloud-based Software monatlich in kleinen Beiträgen bezahlt. Cloud-based Software verfügt dabei über dieselben notwendigen Funktionalitäten wie On-Premise Software ist aber immer, überall und geräteunabhängig verfügbar. Die Einführung der Software in laufende Prozesse geht vergleichsmäßig schnell.
Eine Gegenüberstellung von SaaS mit On-Premise Software zeigt weitere Vorteile:
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| problemlose Erweiterung des Nutzerkreises | in Hardware + Softwarelizenzen müssen pro Nutzer investiert werden |
| Nutzungskosten nach Bedarf (monatlich oder nach Nutzung buchbar) | einmalige kostenintensive Investition, Kosten für Updates und laufende Wartung |
| schnelle Einführung ins laufende Geschäft | komplexe lokale Installation: Serverlandschaft, Rechteverteilung, User-Management, etc. |
| Software immer automatisch aktuell, Supportleistung in Monatsbetrag bzw. Grundgebühr enthalten | eigene IT-Abteilung notwendig mit Server-, Netzwerk- und Supportmitarbeiter – kostenintensiv |
| kein Administrationsaufwand | |
| höchste Datensicherheit durch Dienstleister gewährleistet | hoher Aufwand für Sicherheit an einzelnen PCs bzw. Server und Netzwerk. Schwachstelle User bzgl. Virenbefall. |
| laufend angepasste User-Doku, schneller Support über online Kanäle | langjährig aufgebaute und damit schwerfällige Strukturen bei Anwendersupport |
Software-as-a-Service (cloud based)
On-premise Software (lokale Installation)(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)
