Werden Papiere und Dokumente systematisch in Ordnern und Mappen abgeheftet, dann schafft das alleine schon Ordnung auf dem Schreibtisch und den Ablagen. Eine spezielle Software kann helfen, Dokumente und Schriftstücke auf dem PC zu archivieren. Dateien sollten zum schnelleren Auffinden immer so benannt werden, dass das zugehörige Projekt oder Ereignis im Dateinamen ersichtlich ist. Anschließend werden die Dateien nach Datum sortiert und gespeichert. Nicht mehr benötigte oder alte Dateien werden regelmäßig gelöscht, das macht das Archiv übersichtlicher.
Die Formularbücher sind vor allem in kleinen Unternehmen sinnvoll
Das Kassenbuch wird immer noch in vielen Bereichen genutzt, vor allem in kleinen Geschäften oder Unternehmen lohnt sich eine computergesteuerte Kasse kaum. Diese ist sehr teuer und übersteigt in der Regel das Budget von kleinen Geschäften und Unternehmen. Das Buch für den Kassenverkehr präsentiert den Zahlungsverkehr übersichtlich und alle Vorgänge lassen sich ganz leicht nachvollziehen. Ein- und Ausgänge vom Geld werden handschriftlich festgehalten und beim Aufschlagen hat man das gesamte Formular im Blick. Eine Kassenblock-Mappe bietet zudem eine Stift-Lasche, das erspart langes Suchen nach dem Kugelschreiber.
Das Buch für den Zahlungsverkehr hält Ordnung
In diesem Formularbuch werden die Ausgaben durch die Kasse notiert, ein Eintrag wird immer mit einem schriftlichen Beleg vervollständigt. Die Belege werden gesammelt und geben Auskunft über Ein- und Auszahlungen. Jeder Eintrag wird mit einem Buchungstext ergänzt, dieser gibt Auskunft über Service oder Gegenstand, der belegt wird. Das Datum des Buchungsvorgangs ist ebenfalls wichtig, damit der Vorgang dem jeweiligen Datum zugeordnet werden kann. Im Formularbuch werden nun noch der Kassenbestand, der Steuersatz und die Umsatzsteuer notiert, daraus ergibt sich der jeweilige Kassenbestand. Das Kassen-Journal gibt immer Auskunft darüber, wie viel Geld sich zum jeweiligen Zeitpunkt in der Kasse befindet. Ein Kassen-Journal muss einer Überprüfung immer standhalten, beim Eintragen dürfen keine Ein- und Auszahlungen vergessen werden, da sonst der aktuelle Bestand nicht mehr stimmig ist.
