OFFICE ASSET – die IT Asset Management Software

Dei­ne Hel­pdesk-Anfra­gen wer­den zen­tral erfasst und kön­nen von defi­nier­ba­ren Exper­ten­teams gelöst wer­den. Umfang­rei­che Aus­wer­tun­gen ermög­li­chen dabei die Iden­ti­fi­zie­rung häu­fig auf­tre­ten­der Mel­dun­gen und sind die Basis für stan­dar­di­sier­te Lösun­gen. Der modu­la­re Auf­bau von OFFICE ASSET ermög­licht eine indi­vi­du­el­le Anpas­sung der IT Asset Manage­ment Soft­ware auf die Anfor­de­run­gen dei­nes Unternehmens.

WAR­UM OFFICE ASSET?

Alles in einer Lösung ver­eint! Die zeitintensive Verwaltung von Daten aus unter­schiedlichen For­ma­ten oder Ver­sio­nen gehört der Vergangenheit an. Meh­re­re Personen kön­nen koope­ra­tiv zusammenarbei­ten, wobei der Zugriff auf Daten des Systems durch eine komplexe Berechtigungsfunktionalität granular eingeschränkt werden kann.

Die Archi­vie­rung und Ände­run­gen von Daten ist mit OFFICE ASSET nach­voll­ziehbar und wird revisionssicher dokumentiert. Kom­ple­xe individualisierbare Aus­wertungs­möglich­keiten ermöglichen einen aktuellen Überblick über alle unternehmensrelevanten Prozesse.

Bei OFFICE ASSET können die Module miteinander kombiniert werden, um noch mehr Prozesse miteinander zu verknüpfen und zu automatisieren.

ORDER

Der Beschaffungs­prozess in der IT wird immer kom­ple­xer. Ein­ge­hen­de Bestellungen umfas­sen wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen über Kompo­nenten, kunden­spezifische Anpas­sun­gen oder Ser­vice-Leis­tun­gen. Häu­fig ist auch ein elektro­nisches Einkaufs­portal (ePro­cu­re­ment) gefragt, das oftmals von Vertragspartnern direkt zur Verfügung gestellt wird. Die Bestellung und Lie­fe­rung erfolgt oft durch unter­schiedliche Kanä­le, was zur Unübersicht­lichkeit bei­trägt. Mit dem Modul Order Manage­ment kannst du den Bestell­prozess von Anfang bis Ende ver­fol­gen: Von der Bedarfs­erfassung über dyna­mi­sche, mehr­stu­fi­ge Genehmi­gungen, Bestel­lung, Lie­fe­rung und Waren­eingang bis hin zur Instal­lation wird der kom­plet­te Beschaffungs­prozess elek­tro­nisch unter­stützt. Durch intel­li­gen­te Prozess­steuerung wird eine siche­re und kosten­günstige Beschaf­fung gewähr­leistet. Das Fehler­potenzial wird deut­lich minimiert.

Das Order Manage­ment bie­tet neben der Bestel­lung von Arti­keln auch die Möglich­keit, Leis­tun­gen und Berechtigungen/­Accounts zu bean­tra­gen bzw. zu kün­di­gen. Die Beschrei­bung der Leis­tun­gen kann indi­vi­du­ell gestal­tet und mit inter­nen Ver­rechnungs­sätzen (Modul IT Con­trol) ver­se­hen wer­den. Beispiels­weise kannst du im Kata­log einen Standard­­ar­beits­platz anbie­ten, der aus meh­re­ren Arti­keln besteht und Ver­rech­nungs­­sätze für Instal­lations­leistungen ent­hält. Die Bedarfs­­steller sehen in die­sem Bei­spiel weder die ein­zel­nen Artikel­bezeichnungen noch die Einkaufs­­preise, son­dern ledig­lich die Leistungs­beschreibung mit dem ein­ma­li­gen oder perio­­dischen Verrechnungssatz.

Die Funktionen kurz zusammengefasst:

  • Dokumentation des kompletten Beschaffungsprozesses, von der Bedarfsmeldung über dynamische Genehmigungsstufen, Bestellung, Lieferung, Wareneinang bis hin zur Kündigung.
  • Inter­ne und exter­ne Material­kataloge, Berech­tigungs­konzepte und Ge­nehmi­gungs­steuerung nach verti­kalem und horizon­talem Unternehmensaufbau.
  • Spe­zi­el­les Mit­ar­bei­ter / Endu­ser Front­end mit Shop und eige­ner Gerä­te- sowie Arbeits­platz­ansicht mit News und Ansprechpartnern.

SERVICE

Zuneh­men­der Kos­ten­druck und stän­di­ge tech­no­lo­gi­sche Ver­än­de­run­gen stel­len die Unter­neh­men vor neue Her­aus­for­de­run­gen, erst­klas­si­ge und sta­bi­le IT-Ser­vices zu erbrin­gen, dabei die mensch­li­chen und tech­no­lo­gi­schen Res­sour­cen effi­zi­ent ein­zu­set­zen und nicht zuletzt ihre Pro­zes­se kon­ti­nu­ier­lich zu optimieren.

Das Ser­vice Manage­ment bie­tet mehr­man­dan­ten­fä­hi­ge Unter­stüt­zung für Dienst­leis­ter und Kun­den. Das ITIL-kon­for­me Sys­tem opti­miert pro­zess­ge­steu­ert mit sei­nen inte­grier­ten und indi­vi­du­ell anpass­ba­ren Workflows.

Die Funktionen kurz zusammengefasst:

  • Mehrmandantenfähige Steuerung und Überwachung aller Service- und Helpdesk-Prozesse mit individuell anpassbaren Workflows.
  • Ticket­management, Know­ledge-Base, Recur­rings und Eskala­tionen.
  • Ein­bin­dung von Part­nern und Service­anbietern durch eige­ne Berechtigungsstrukturen, Schnitt­stellen und umfang­reiche Kosten­darstel­lung und -Verrechnung.

ORDER UND SERVICE ALS CO-PILOTEN

Verwendet man beide Module zusätzlich zur Basis OFFICE ASSET, können die Funktionen gemeinsam eingesetzt und somit weitere Prozesse automatisiert und optimiert werden.

Im eShop können nun auch defekte oder verloren gegangene Artikel gemeldet und gleichzeitig ein Ersatz oder die Reparatur bestellt werden. Bei Reparatur können direkt Tickets für den jeweiligen Servicedienstleister erstellt werden. Wird jedoch ein Ticket erstellt, um z.B. einen Arbeitsplatz zu erweitern, können die benötigten Artikel über den Service bestellt und vom zuständigen Genehmiger-Team freigegeben werden. Auch lassen sich interne Dienstleistungen über den eShop bestellen, genehmigen und direkt als Auftrag in einem Ticket erfassen.

Mehr dazu: Service und Helpdesk zusammen mit Order Management in einer Software!

(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)

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