Nach §240HGB und §140, 141 AO (Abgabenordnung) ist jedes Unternehmen im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet, zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Inventur vorzunehmen. Bei einer Inventur werden die vorhandenen Warenbestände erfasst, um damit die Vermögenswerte des Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag zu dokumentieren. Mit dem Bestandsverzeichnis, dem Ergebnis der Inventur, werden alle Vermögensteile nach Art und Menge aufgeführt. Die Abweichung vom Soll- und Istbestand fließt in die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ein, daher ist ein exakt geplanter Ablauf mit genauer Zählung des Warenbestandes von bedeutender Wichtigkeit. Um Inventurabläufe papierlos und fehlerfrei zu gestalten, stehen interessierten Firmen unter anderem Softwarelösungen von www.etimark.de zur Verfügung.

Körperliche Inventur und Buchinventar

Eine Inventur wird von einem Inventurleiter nach einer gut strukturierten Planung geführt, zu der ein Zeit-, Sach-, und Personalplan gehören. Damit die gesetzlichen Kriterien einer Inventur auch eingehalten werden können, ist die Erstellung eines Inventurprotokolls erforderlich. Bei der Inventur muss zwischen der körperlichen Inventur, das bedeutet die mengenmäßige Aufnahme des stofflichen Vermögen und dem Buchinventar, die Erfassung nichtstofflicher Objekte, unterschieden werden. Für die Warenwirtschaft des stofflichen Vermögens, also der Waren eines Unternehmens, werden zur Kontrolle der Lagerhaltung schon seit vielen Jahren Etiketten mit Barcodes eingesetzt. Im Wesentlichen wird die Barcode-Technologie seit mehr als 30 Jahren zur Verringerung von Dateneingabefehlern genutzt. Durch den Einsatz von Barcodes fällt bei der Inventur das mühselige Zählen nach dem Vieraugenprinzip mit anschließender schriftlicher Fixierung des Ergebnisses auf Papier weg.

Scanner und Datenübertragung

Betriebsvorgänge, wie beispielsweise die Inventur, werden durch den Einsatz von Barcodescannern beschleunigt und führen im Unternehmen zur Fehlervermeidung und damit zu Reduzierung von Kosten. Mittlerweile gibt es ein breites Angebot von Barcodescannern, die jedoch erhebliche Qualitätsunterschiede aufweisen. An die Geräte werden hohe Anforderungen gestellt. Wichtig ist, dass ein Scanner die Daten richtig erfasst und die Daten zur Auswertung sicher auf den Rechner übertragen werden. Ein ausgereiftes System mit zuverlässiger Software zur problemlosen Übertragung der Daten, ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Auch für die Mitarbeiter ist dies eine echte Arbeitserleichterung.